Διενέργεια προγραμματισμένων -τακτικών δημοσιονομικών ελέγχων
Η διαδικασία αφορά τη διενέργεια προγραμματισμένων-τακτικών ελέγχων. Οι τακτικοί έλεγχοι κατανέμονται στις Δημοσιονομικές Υπηρεσίες Εποπτείας και Ελέγχου με αποφάσεις της Δ/νσης Προγραμματισμού και Συντονισμού Ελέγχων (Δ.Π.Σ.Ε), μετά την έγκριση του προγράμματος της τρέχουσας ελεγκτικής περιόδου από την Επιτροπή Συντονισμού Ελέγχων (ΕΣΕΛ). Η διάρκεια της ελεγκτικής περιόδου ορίζεται από 01/07 τρέχοντος έτους έως 30/06 του επόμενου έτους. Οι τακτικοί έλεγχοι διενεργούνται με βάση τα Διεθνή Ελεγκτικά Πρότυπα και τον Κανονισμό Διενέργειας Ελέγχων και Ερευνών της Γενικής Διεύθυνσης Δημοσιονομικών Ελέγχων (ΓΔΔΕ) του Υπουργείου Εθνικής Οικονομίας και Οικονομικών (Αριθμός Απόφασης 36867/08-04-2020 ( ΦΕΚ 1519/Β/22-04-2020).
Φάκελος ελέγχου με τεκμηριωτικό υλικό, το οποίο συγκεντρώνεται από τα μέλη της Ελεγκτικής Ομάδας κατά τη διενέργεια του ελέγχου.
Ο φάκελος του ελέγχου τηρείται σε φυσική ή ψηφιακή μορφή στο αρχείο της υπηρεσίας που διενήργησε τον έλεγχο.
Διενέργεια προγραμματισμένων - τακτικών ελέγχων
ΔΗΜΟΣΙΟΝΟΜΙΚΕΣ ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΕΠΟΠΤΕΙΑΣ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΥ
Οι προγραμματισμένοι έλεγχοι διενεργούνται με βάση ετήσιο πρόγραμμα που καταρτίζεται από τη Δ.Π.Σ.Ε. της ΓΔΔΕ, βάσει δείγματος ελεγχόμενων φορέων, ύστερα από εφαρμογή μεθόδων ελεγκτικής δειγματοληψίας που καλύπτει όλους τους προς έλεγχο φορείς που διενεργείται από τη Διεύθυνση Σχεδιασμού Μεθοδολογίας και Επιβολής Κυρώσεων (ΔΣΜΕΚ) της ΓΔΔΕ και το οποίο εγκρίνεται από την ΕΣΕΛ.
Έγκριση Κανονισμού Λειτουργίας της Γενικής Διεύθυνσης Δημοσιονομικών Ελέγχων (ΓΔΔΕ)
Έγκριση Κώδικα Δεοντολογίας των Δημοσιονομικών Ελεγκτών της Γενικής Διεύθυνσης Δημοσιονομικών Ελέγχων (ΓΔΔΕ)
Κανονισμός της Γενικής Διεύθυνσης Δημοσιονομικών Ελέγχων (ΓΔΔΕ) περί επιβολής Δημοσιονομικών Διορθώσεων
Έγκριση Κανονισμού Διενέργειας Ελέγχων και Ερευνών της Γενικής Διεύθυνσης Δημοσιονομικών Ελέγχων (ΓΔΔΕ)
Καθορισμός φορέων του Υπουργείου Πολιτισμού και Αθλητισμού ελεγχόμενων από την Γενική Διεύθυνση Δημοσιονομικών Ελέγχων (Γ.Δ.Δ.Ε.) του Υπουργείου Οικονομικών.
Καθορισμός φορέων του Υπουργείου Δικαιοσύνης ελεγχόμενων από την Γενική Διεύθυνση Δημοσιονομικών Ελέγχων (Γ.Δ.Δ.Ε.) του Υπουργείου Οικονομικών.
Καθορισμός φορέων του Υπουργείου Οικονομικών ελεγχόμενων από την Γενική Διεύθυνση Δημοσιονομικών Ελέγχων (Γ.Δ.Δ.Ε.) του Υπουργείου Οικονομικών.
Καθορισμός φορέων του Υπουργείου Ανάπτυξης και Επενδύσεων ελεγχόμενων από την Γενική Διεύθυνση Δημοσιονομικών Ελέγχων (Γ.Δ.Δ.Ε.) του Υπουργείου Οικονομικών.
Καθορισμός φορέων του Υπουργείου Εθνικής Άμυνας ελεγχόμενων από την Γενική Διεύθυνση Δημοσιονομικών Ελέγχων (Γ.Δ.Δ.Ε.) του Υπουργείου Οικονομικών.
Καθορισμός φορέων του Υπουργείου Εξωτερικών ελεγχόμενων από την Γενική Διεύθυνση Δημοσιονομικών Ελέγχων (Γ.Δ.Δ.Ε.) του Υπουργείου Οικονομικών.
Καθορισμός φορέων του Υπουργείου Περιβάλλοντος και Ενέργειας ελεγχόμενων από την Γενική Διεύθυνση Δημοσιονομικών Ελέγχων (Γ.Δ.Δ.Ε.) του Υπουργείου Οικονομικών.
Καθορισμός φορέων του Υπουργείου Παιδείας, Έρευνας κια Θρησκευμάτων ελεγχόμενων από την Γενική Διεύθυνση Δημοσιονομικών Ελέγχων (Γ.Δ.Δ.Ε.) του Υπουργείου Οικονομικών.
Καθορισμός φορέων του Υπουργείου Υποδομών και Μεταφορών ελεγχόμενων από την Γενική Διεύθυνση Δημοσιονομικών Ελέγχων (Γ.Δ.Δ.Ε.) του Υπουργείου Οικονομικών.
Καθορισμός φορέων του Υπουργείου Εργασίας και Κοινωνικών Ασφαλίσεωνελεγχόμενων από την Γενική Διεύθυνση Δημοσιονομικών Ελέγχων (Γ.Δ.Δ.Ε.) του Υπουργείου Οικονομικών.
Καθορισμός φορέων του Υπουργείου Τουρισμού ελεγχόμενων από την Γενική Διεύθυνση Δημοσιονομικών Ελέγχων (Γ.Δ.Δ.Ε.) του Υπουργείου Οικονομικών.
Καθορισμός φορέων του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης ελεγχόμενων από την Γενική Διεύθυνση Δημοσιονομικών Ελέγχων (Γ.Δ.Δ.Ε.) του Υπουργείου Οικονομικών.
Καθορισμός φορέων του Υπουργείου Μετανάστευσης και Ασύλου ελεγχόμενων από την Γενική Διεύθυνση Δημοσιονομικών Ελέγχων (Γ.Δ.Δ.Ε.) του Υπουργείου Οικονομικών.
Καθορισμός φορέων του Υπουργείου Εσωτερικών ελεγχόμενων από την Γενική Διεύθυνση Δημοσιονομικών Ελέγχων (Γ.Δ.Δ.Ε.) του Υπουργείου Οικονομικών.
Καθορισμός φορέων του Υπουργείου Αγροτικής Ανάπτυξης και Τροφίμων ελεγχόμενων από την Γενική Διεύθυνση Δημοσιονομικών Ελέγχων (Γ.Δ.Δ.Ε.) του Υπουργείου Οικονομικών
Καθορισμός φορέων του Υπουργείου Υγείας ελεγχόμενων από την Γενική Διεύθυνση Δημοσιονομικών Ελέγχων (Γ.Δ.Δ.Ε.) του Υπουργείου Οικονομικών.
Οργάνωση συστήματος ελέγχου για τη διασφάλιση της χρηστής δημοσιονομικής διαχείρισης του κρατικού προϋπολογισμού και των εκτός του κρατικού προϋπολογισμού φορέων και άλλες διατάξεις.
Αρχές δημοσιονομικής διαχείρισης και εποπτείας (ενσωμάτωση της Οδηγίας 2011/85/ΕΕ- Δημόσιο λογιστικό και άλλες διατάξεις.
Καθορισμός φορέων του Υπουργείου Ναυτιλίας και Νησιωτικής Πολιτικής ελεγχόμενων από την Γενική Διεύθυνση Δημοσιονομικών Ελέγχων (Γ.Δ.Δ.Ε.) του Υπουργείου Οικονομικών.
Καθορισμός φορέων του Υπουργείου Προστασίας του Πολίτη ελεγχόμενων από την Γενική Διεύθυνση Δημοσιονομικών Ελέγχων (Γ.Δ.Δ.Ε.) του Υπουργείου Οικονομικών
Η αρμόδια ΔΥΕΕ αποστέλλει με διαβιβαστικό, ακριβές αντίγραφο της θεωρημένης προσωρινής έκθεσης με απόδειξη παραλαβής μόνο στον ελεγχόμενο φορέα και ακριβές αντίγραφο ή απόσπασμα στους εποπτευοντες φορείς εφόσον είναι αποδέκτες συστάσεων, καθώς και ακριβή αποσπάσματα στα πρόσωπα κατά των οποίων προτείνεται αναζήτηση των αχρεωστήτως ή παρανόμως καταβληθέντων ποσών ή τα οποία τυχόν φέρουν πειθαρχική ή ποινική ευθύνη. Οι ελεγχόμενοι φορείς καθώς και τα κατα τα ανωτέρω πρόσωπα έχουν δικαίωμα να υποβάλουν εγγράφως αντιρρήσεις κατά της έκθεσης εντός ενός (1) μηνός από την παραλαβή αυτής, οι οποίες ύστερα από αιτιολογημένη σχετική εισήγηση των αρμοδίων Δημοσιονομικών Ελεγκτών, εισάγονται για εξέταση στην Ε.Σ.ΕΛ από τον Προϊστάμενο της ΔΥΕΕ από την οποία έχει διενεργηθεί ο έλεγχος.
Οι τακτικοί-προγραμματισμένοι έλεγχοι κατανέμονται στις Δημοσιονομικές Υπηρεσίες Εποπτείας και Ελέγχου με αποφάσεις της Δ/νσης Προγραμματσιμού και Συντονισμού Ελέγχων (Δ.Π.Σ.Ε), μετά την έγκριση του προγράμματος της τρέχουσας ελεγκτικής περιόδου από την Ε.Σ.ΕΛ..
Η αρμόδια ΔΥΕΕ με βάση τους έλεγχους που της έχουν κατανεμηθεί αποφασίζει για τη σύνθεση της Ελεγκτικής Ομάδας και για τον χρόνο διενέργειας του ελέγχου.
Η αρμόδια ΔΥΕΕ αφότου συγκεντρώσει τις δηλώσεις των δημοσιονομικών ελεγκτών περί μη σύγκρουσης συμφερόντων συντάσει και αποστέλει το σχέδιο της απόφασης συγκρότησης- σύστασης στον Γενικό Δ/ντή Δημοσιονομικών Ελέγχων για υπογραφή. Στη συνέχεια η απόφαση αποστέλλεται στο Εθνικό Τυπογραφείο για δημοσίευση και αναρτάται και στον ιστότοπο ΔΙΑΥΓΕΙΑ
Αποστέλλεται έγγραφο για ενημέρωση αποδεκτών με το ακόλουθο περιεχόμενο: Σας ενημερώνουμε ότι στο ΦΕΚ Υ.Ο.Δ.Δ. .......... έχει δημοσιευθεί η με Αρ..πρωτ. ........... Απόφαση του Προϊσταμένου ΓΔΔΕ με θέμα «Σύσταση – συγκρότηση ελεγκτικής ομάδας για τη διενέργεια προγραμματισμένου ελέγχου στον ...............
Η Ελεγκτική ομάδα μεταβαίνει στην έδρα του ελεγχόμενου φορέα για συγκεκριμένο αριθμό ημερών ( συνήθως 5 ή 6 ημέρες) και σε συνεργασία με τα στελέχη του φορέα διενεργεί τον έλεγχο. Σε ειδικές συνθήκες ( π.χ , πανδημία, αντικειμενική αδυναμία μετάβασης κλπ) μπορεί να διενεργηθεί έλεγχος γραφείου σύμφωνα με την με αρ. 126972/6-11-2020 απόφαση του Γενικού Δ/ντή Δημοσιονομικών Ελέγχων ( ΦΕΚ:4969/Β/10-11-2020)
Σύμφωνα με το άρθρο 16 παρ.1 του ν.3492/06 η ΕΟ παραδίδει την προσωρινή έκθεση αποτελεσμάτων ελέγχου σε 1 μήνα από τη λήξη του επιτόπιου ελέγχου. Σε πολλές περιπτωσεις προκύπτει η ανάγκη για παράταση του ανωτέρω χρόνου για ειδικούς λόγους η οποία εγκρίνεται με Απόφση του Γενικού Διευθυντή Δημοσιονομικών Ελέγχων μετά πό τεκμηριωμένο αίτημα της Ελεγκτικής Ομάδας.
Η έκθεση που συντάσσεται από τις ελεγκτικές ομάδες υποβάλλεται στην αρμόδια για τον έλεγχο ΔΥΕΕ. Στην περίπτωση που η ΔΥΕΕ είναι επιπέδου Διεύθυνσης, η έκθεση ελέγχου ελέγχεται ως προς την πληρότητά της και θεωρείται από τον Προϊστάμενο του ελεγκτικού Τμήματος και τον Προϊστάμενο Διεύθυνσης της αυτής Δ.Υ.Ε.Ε.. Στην περίπτωση που η αρμόδια ΔΥΕΕ είναι επιπέδου αυτοτελούς Τμήματος, η έκθεση ελέγχεται ως προς την πληρότητά της από τον Προϊστάμενό της και κατόπιν από τον Προϊστάμενο της ΔΥΕΕ η οποία εδρεύει στην έδρα της Περιφέρειας που ανήκει γεωγραφικά η αρμόδια για τον έλεγχο ΔΥΕΕ (ν. 3492/2006, άρ. 17, παρ. 3, όπως τροποποιήθηκε με το ν. 4583/2018, άρ. 96, παρ. 2). Στην περίπτωση της ΔΥΕΕ στη Νομαρχία Ανατολικής Αττικής και της ΔΥΕΕ στη Νομαρχία Δυτικής Αττικής, το αρμόδιο για τον έλεγχο πληρότητας όργανο μετά τον έλεγχο από τον Προϊστάμενο της ΔΥΕΕ επιπέδου Τμήματος, είναι ο Προϊστάμενος της ΔΥΕΕ στη Νομαρχία Αθηνών και ο Προϊστάμενος της ΔΥΕΕ στη Νομαρχία Πειραιώς, αντιστοίχως.
Η ομάδα ελέγχου δημιουργεί, με ευθύνη του συντονιστή της, φάκελο ελέγχου σε έντυπη και ηλεκτρονική μορφή. Ο φάκελος αυτός περιλαμβάνει όλα τα έγγραφα του ελέγχου και το αποδεικτικό υλικό το οποίο συγκεντρώνεται σε κάθε φάση του και κατά την κρίση του ελεγκτή παρέχει αποδείξεις για την έκθεση ελέγχου ή τεκμηριώνει την επίτευξη των στόχων του ελέγχου. Επίσης, περιέχει όλα τα σχετικά έγγραφα που διακινήθηκαν μεταξύ της αρμόδιας ΔΥΕΕ και του ελεγχόμενου φορέα, καθώς και τις ιδιόχειρες σημειώσεις ή παρατηρήσεις των ελεγκτών. Η τήρηση του φακέλου του ελέγχου επιβεβαιώνει τη διενέργεια όλων των απαραίτητων ελεγκτικών διαδικασιών και τη δυνατότητα επαλήθευσης ότι αυτές διενεργήθηκαν σύμφωνα με τα πρότυπα ελέγχου. Μέσω της οργάνωσης και του περιεχομένου των εγγράφων του φακέλου απεικονίζεται πλήρως το ιστορικό ενός ελέγχου και δίνεται με επάρκεια η δυνατότητα σε άλλον έμπειρο ελεγκτή (π.χ. προϊστάμενο Τμήματος / Διεύθυνσης) να κατανοήσει τον έλεγχο. Τα απαραίτητα στοιχεία του φακέλου είναι τα εξής: Απόφαση σύστασης και συγκρότησης ελεγκτικής ομάδος. Έγγραφο ενημέρωσης για τη διενέργεια ελέγχου. Καταστάσεις συμμετεχόντων στον έλεγχο. Υλικό τεκμηρίωσης της δειγματοληψίας. Ερωτηματολόγιο του ελέγχου με τις υπογραφές των μελών της ελεγκτικής ομάδας. Τεκμήρια που στοιχειοθετούν τις ελλείψεις που εντοπίστηκαν. Ευρήματα προηγούμενων ελέγχων. Πρωτότυπη (με υπογραφές) έκθεση ελέγχου (προσωρινή και οριστική). Ακριβές αντίγραφο της έκθεσης ελέγχου (προσωρινής και οριστικής). Έγγραφο κοινοποίησης έκθεσης αποτελεσμάτων ελέγχου. Έγγραφα αντιρρήσεων/παρατηρήσεων φορέων. Η δομή του φακέλου επιδιώκεται να είναι ομοιόμορφη για όλους τους ελέγχους διασφαλίζοντας τη δυνατότητα ευχερούς επανεξέτασης του φακέλου και απόδειξης της πληρότητας της εργασίας. Συγκεκριμένα, καθορίζονται οι ενότητες και υποενότητες για κάθε τύπο ελέγχου.
Η αρμόδια για τον έλεγχο ΔΥΕΕ αποστέλλει, με διαβιβαστικό, ακριβές αντίγραφο της θεωρημένης προσωρινής έκθεσης (κατά προτίμηση ψηφιακά με απόδειξη παραλαβής και εναλλακτικά με συστημένη αποστολή και απόδειξη παραλαβής) μόνο στον ελεγχόμενο φορέα, ακριβές αντίγραφο ή απόσπασμα στους εποπτεύοντες φορείς εφόσον είναι αποδέκτες συστάσεων, καθώς και ακριβή αποσπάσματα στα πρόσωπα κατά των οποίων προτείνεται αναζήτηση των αχρεωστήτως ή παρανόμως καταβληθέντων ποσών ή τα οποία τυχόν φέρουν πειθαρχική ή ποινική ευθύνη, εντός προθεσμίας ενός (1) μηνός από την υποβολή της, η οποία μπορεί να παραταθεί με αιτιολογημένη απόφαση του Προϊσταμένου της Γ.Δ.Δ.Ε.
Οι ελεγχόμενοι φορείς, καθώς και τα πρόσωπα κατά των οποίων προτείνεται αναζήτηση των αχρεωστήτως ή παρανόμως καταβληθέντων ποσών ή τα οποία τυχόν φέρουν πειθαρχική ή ποινική ευθύνη, έχουν δικαίωμα να υποβάλουν, εγγράφως, αντιρρήσεις κατά της έκθεσης, εντός προθεσμίας ενός (1) μηνός από την παραλαβή αυτής.
Οι αντιρρήσεις του ελεγχόμενου φορέα ύστερα από αιτιολογημένη έγγραφη σχετική εισήγηση των αρμόδιων Δημοσιονομικών Ελεγκτών, εισάγονται για εξέταση στην Ε.Σ.ΕΛ. από τον Προϊστάμενο της Δ.Υ.Ε.Ε από την οποία έχει διενεργηθεί ο έλεγχος (ν. 3492/2006, άρ. 10, παρ. 1, εδ.δ΄, και άρ. 17, παρ. 3, όπως ισχύουν) ή, σε περίπτωση ελέγχου που διέπεται από τις μεταβατικές διατάξεις τού ν. 4537/2018, άρ. 137, παρ. 1-3, από τον Προϊστάμενο της ΔΠΣΕ.
Εάν υποβληθούν αντιρρήσεις, αυτές μαζί με α) την έκθεση ελέγχου, β) την τεκμηριωμένη εισήγηση επί των αντιρρήσεων του δημοσιονομικού ελεγκτή ή της ελεγκτικής ομάδας που συνέταξε την έκθεση και γ) όλα τα σχετικά έγγραφα, εξετάζονται, με εισήγηση του προϊσταμένου της ΔΥΕΕ που διενεργεί τον έλεγχο (προϊσταμένου Τμήματος ή Διεύθυνσης ανάλογα με την οργανωτική δομή της ΔΥΕΕ), από την ΕΣΕΛ, η οποία, αφού ακούσει το δημοσιονομικό ελεγκτή ή την ελεγκτική ομάδα που συνέταξε την έκθεση, αποφασίζει για την αποδοχή ή μη των αντιρρήσεων. Κατά τη συνεδρίαση, η ΕΣΕΛ δύναται να θέσει προφορικά ερωτήματα στην ελεγκτική ομάδα που συνέταξε την έκθεση και να ζητήσει επεξηγήσεις (ν. 3492/2006, άρ. 10, παρ. 1, εδ. δ΄, και άρ. 17, παρ. 5). Κατά τη διαδικασία εξέτασης των αντιρρήσεων, δεν υπάρχει δυνατότητα: Να τροποποιηθούν από τα ελεγκτικά όργανα τα υπάρχοντα ευρήματα και συστάσεις. Να προστεθούν από τα ελεγκτικά όργανα ή την ΕΣΕΛ επιπλέον ευρήματα ή συστάσεις. Να μεταβληθεί επί το χείρον, από τα ελεγκτικά όργανα ή την ΕΣΕΛ, η αξιολόγηση του φορέα. Να τροποποιηθούν από την ΕΣΕΛ ευρήματα για τα οποία δεν έχουν υποβληθεί αντιρρήσεις και δεν υπάρχουν στοιχεία συμμόρφωσης ή μεταγενέστερα γεγονότα. Σε περίπτωση που η ΕΣΕΛ αποδέχεται αντιρρήσεις σε ευρήματα που επηρεάζουν την τελική αξιολόγηση (βαθμολογία), δύναται να μεταβάλει την αξιολόγηση προς το ευνοϊκότερο.
Ο Γραμματέας της ΕΣΕΛ συντάσσει τα πρακτικά της συνεδρίασης και αφού υπογρφούν από τον Πρόεδρο της ΕΣΕΛ, τα αποστέλει στην ΔΥΕΕ που διενήργησε τον έλεγχο και στην Ελεγκτική ομάδα.
Μετά την εξέταση των αντιρρήσεων, σε περίπτωση που έχουν επέλθει μεταβολές, συντάσσεται οριστική έκθεση από την αρμόδια ελεγκτική ομάδα, στην οποία ενσωματώνεται η απόφαση της ΕΣΕΛ. Αναλυτικότερα, στην οριστική έκθεση τροποποιούνται όσα σημεία έχει αποφασίσει η ΕΣΕΛ να τροποποιηθούν και αναφέρονται στα σχετικά πρακτικά. Αν έχουν γίνει δεκτές οι αντιρρήσεις και έχει αποφασιστεί να μην ισχύουν κάποια ευρήματα ή κάποιες συστάσεις, αυτά διαγράφονται από την οριστική έκθεση. Αν έχει επέλθει κάποια άλλη τροποποίηση, αυτή περιγράφεται με σαφήνεια στην οριστική έκθεση.
Η οριστική έκθεση φέρει τον τίτλο της ΔΥΕΕ που διενήργησε τον έλεγχο και θεωρείται ως προς την ορθή απεικόνιση της απόφασης της Ε.Σ.Ε.Λ. από τον Προϊστάμενο της ΔΥΕΕ (και τον Προϊστάμενο Τμήματος Α΄ σε περίπτωση ΔΥΕΕ επιπέδου Διεύθυνσης) που διενήργησε τον έλεγχο, οι οποίοι υπογράφουν το αντίτυπο (σχέδιο) που παραμένει στο αρχείο της αρμόδιας ΔΥΕΕ, και στη συνέχεια φέρει την υπογραφή του Προέδρου της ΕΣΕΛ. Το αντίτυπο με τις πρωτότυπες υπογραφές, καθώς και ολόκληρος ο φάκελος του ελέγχου (υλικό τεκμηρίωσης), αρχειοθετείται στη ΔΥΕΕ που διενήργησε τον έλεγχο.
Μετά την οριστικοποίηση της έκθεσης, η ΔΥΕΕ που διενήργησε τον έλεγχο αποστέλλει με διαβιβαστικό (συστημένο και με απόδειξη παραλαβής) αντίγραφα της οριστικής έκθεσης στον ελεγχόμενο φορέα, στους εποπτεύοντες φορείς, καθώς και αποσπάσματα στα πρόσωπα κατά των οποίων προτείνεται αναζήτηση των αχρεωστήτως ή παρανόμως καταβληθέντων ποσών ή τα οποία τυχόν φέρουν πειθαρχική ή ποινική ευθύνη, στα οποία είχε κοινοποιηθεί η προσωρινή έκθεση (ή απόσπασμα), προς ενημέρωση και υλοποίηση των απομεινασών συστάσεων. Επίσης, αποστέλλει από ένα αντίγραφο της οριστικής έκθεσης στη ΔΠΣΕ και στη ΔΣΜΕΚ. Τα αντίγραφα της οριστικής έκθεσης που αποστέλλονται στους εμπλεκόμενους φορείς και πρόσωπα φέρουν την υπογραφή του Προϊσταμένου της ΔΥΕΕ που διενήργησε τον έλεγχο ή, σε περίπτωση απουσίας του, του νομίμου αντικαταστάτη του.
Μετά την οριστικοποίηση της έκθεσης, το ελεγκτικό Τμήμα της ΔΥΕΕ κοινοποιεί την έκθεση ελέγχου (συνοδευόμενη από το σχετικό απόσπασμα πρακτικού με την απόφαση της ΕΣΕΛ, τις αντιρρήσεις του φορέα, και τις αποφάσεις καταλογισμού ή δημοσιονομικών διορθώσεων, όπου υπάρχουν) στο αρμόδιο για την παρακολούθηση, Τμήμα της ΔΥΕΕ, προκειμένου να διενεργηθεί η παρακολούθηση της συμμόρφωσης των φορέων και της εκτέλεσης των ληφθέντων μέτρων. Στο στάδιο αυτό, παρακολουθούνται από την αρμόδια για τον έλεγχο ΔΥΕΕ οι ελεγχόμενοι φορείς, ανά έλεγχο, σε σχέση με τα μέτρα που λαμβάνουν προκειμένου να συμμορφωθούν στις συστάσεις που τους απευθύνονται. Το στάδιο ολοκληρώνεται, για κάθε έλεγχο, με την πλήρη συμμόρφωση προς όλες τις συστάσεις της ΓΔΔΕ.ην καταλληλότητά τους σε σχέση με τις συστάσεις που αναφέρονται στις εκθέσεις ελέγχου. Δηλαδή, αν τα μέτρα που ελήφθησαν είναι συμβατά με το σκοπό της κάθε σύστασης. Την επάρκεια της συμμόρφωσης, δηλαδή αν οι φορείς έλαβαν τα μέτρα για όλη την έκταση των προβλημάτων. Την έγκαιρη λήψη τους σε σχέση τις προθεσμίες συμμόρφωσης που αναφέρονται στις εκθέσεις. Μέσω της παρακολούθησης προωθείται η ανάληψη διορθωτικών δράσεων, η υλοποίηση των οποίων, όπου τεκμηριώνεται, οδηγεί στο κλείσιμο των συστάσεων. Στην περίπτωση παρέλευσης της τεθείσας προθεσμίας συμμόρφωσης των συστάσεων, η αρμόδια ΔΥΕΕ θα πρέπει να επανέρχεται με εμπεριστατωμένα έγγραφα προς το φορέα, κάνοντας λεπτομερή αναφορά σε καθεμιά από τις συστάσεις που είναι ανοιχτές και ζητώντας από αυτόν να γνωρίσει στη ΔΥΕΕ τις ενέργειες στις οποίες έχει προβεί. Σκοπός της επικοινωνιακής αυτής τακτικής, στην οποία εμπεριέχεται διαδικασία διαλόγου, είναι να κινητοποιήσει το φορέα προκειμένου να συμμορφωθεί πλήρως προς τις συστάσεις.
Η ολοκλήρωση του ελέγχου υλοποιείται με την πλήρη συμμόρφωση του ελεγχόμενου φορέα σε όλες τις συστάσεις της οριστικής έκθεσης.
Κάθε έλεγχος νοείται ως ο έλεγχος που διενεργείται σε κάθε φορέα, προκειμένου να επαληθευτεί η διαχείριση του προϋπολογισμού του και η επάρκεια και αποτελεσματικότητα του συστήματος διαχείρισης και ελέγχου ή επιμέρους θέματα που θίγονται στην εντολή ελέγχου. Για κάθε έναν από αυτούς τους ελέγχους συντάσσεται ξεχωριστή έκθεση.
Στόχος της αρμόδιας ΔΥΕΕ είναι η ορθή και έγκαιρη προετοιμασία του ελεγκτικού έργου για την οικονομική, αποδοτική και αποτελεσματική διενέργεια των ελέγχων που της κατανέμονται.
Σε περίπτωση που για τη συγκρότηση της ελεγκτικής ομάδας κρίνεται ότι απαιτείται συμμετοχή ελεγκτή ετέρας ΔΥΕΕ, διερευνάται κατ αρχάς η δυνατότητα συμμετοχής ελεγκτή της καθ ύλην αρμόδιας ΔΥΕΕ Υπουργείων (Α΄-Η΄). Συντονιστής της ελεγκτικής ομάδας ορίζεται Δημοσιονομικός Ελεγκτής των κατηγοριών ΠΕ και ΤΕ όλων των κλάδων. Σε περίπτωση που στην ίδια ελεγκτική ομάδα υπάρχουν περισσότεροι του ενός, ορίζεται συντονιστής ο ανώτερος κατά βαθμό και επί ομοιοβάθμων ο έχων τα περισσότερα χρόνια ως Δημοσιονομικός Ελεγκτής, άλλως ο κατέχων τα περισσότερα χρόνια υπηρεσίας (ν. 3492/2006, άρ. 14, παρ. 2).
Το έγγραφο απευθύνεται στον ελεγχόμενο φορέα και κοινοποιείται ακόμη στους παρακάτω αποδέκτες: 1.Εποπτεύων φορέας. 2.Γραφείο Προϊσταμένου Γενικής Διεύθυνσης Δημοσιονομικών Ελέγχων (gddel@glk.gr ). 3.Γραφείο Υφυπουργού Οικονομικών (deputyminister-secr@minfin.gr ). 4.Γραφείο Γενικού Γραμματέα Δημοσιονομικής Πολιτικής (gsfp@glk.gr ). 5.Δ/νση Σχεδιασμού, Μεθοδολογίας και Επιβολής Κυρώσεων (dsmek@glk.gr ) 6.Δ/νση Προγραμματισμού και Συντονισμού Ελέγχων (Φ.20011 ) (dpse@glk.gr ) 7.Αυτοτελής Διεύθυνση Ανθρώπινου Δυναμικού & Οργάνωσης (d4@glk.gr ). (με την παράκληση να ενημερωθούν οι προσωπικοί φάκελοι των υπαλλήλων) . 8.Δημοσιονομική Υπηρεσία Εποπτείας & Ελέγχου νομού ......... (............@glk.gr ).
Ο συντονιστής της ελεγκτικής ομάδας παρουσιάζει συνοπτικά το ρόλο της Γ.Δ.Δ.Ε και τη διαδικασία διενέργειας του ελέγχου, ενώ επιβεβαιώνεται η παρουσία των αρμόδιων στελεχών του ελεγχόμενου φορέα και συμφωνείται το χρονοδιάγραμμα του ελέγχου. Σε καθημερινή βάση συμπληρώνεται η Κατάσταση παρευρισκομένων στον έλεγχο (υπόδειγμα στο Παράρτημα). Κατά τον έλεγχο χρησιμοποιείται το προσήκον ερωτηματολόγιο ελέγχου (πλην των ελέγχων που διενεργούνται μετά από εισαγγελική παραγγελία και κατά περίπτωση στους λοιπούς έκτακτους ελέγχους), όπως αυτό έχει εξειδικευτεί κατά θεματική ενότητα, η συμπλήρωση του οποίου γίνεται με βάση: Α) Τις απαντήσεις των εκπροσώπων του ελεγχόμενου φορέα στα συγκεκριμένα ερωτήματα με Ναι (δηλαδή συμμόρφωση προς την αντίστοιχη απαίτηση), Όχι (δηλαδή μη συμμόρφωση προς την αντίστοιχη απαίτηση) ή Δεν ελέγχεται (αν δεν υπάρχει λόγος να διερευνηθεί μια ερώτηση). Η ομάδα ελέγχου καταγράφει στο ερωτηματολόγιο τις παρατηρήσεις και τα βασικά αποδεικτικά στοιχεία που επαληθεύουν το ζητούμενο κάθε ερώτησης σχετικά με τη συμμόρφωση ή τις ελλείψεις. Τα ανωτέρω καταχωρούνται ηλεκτρονικά κατά τη διάρκεια του ελέγχου, εφόσον υπάρχει η κατάλληλη υλικοτεχνική υποδομή. Β) Τα αποδεικτικά στοιχεία που συλλέγει η ελεγκτική ομάδα, δηλ. το αποδεικτικό εκείνο υλικό το οποίο είναι αναγκαίο για να επαληθευτούν και να τεκμηριωθούν τα συμπεράσματα του ελέγχου και να διατυπωθούν οι σχετικές συστάσεις. Για το λόγο αυτό τα αποδεικτικά στοιχεία πρέπει να είναι επαρκή σε ποσότητα, συναφή προς τα ερωτήματα του ελέγχου και αξιόπιστα και έγκυρα ως δημόσια έγγραφα όταν αυτό απαιτείται. Τα αποδεικτικά στοιχεία τα οποία συλλέγονται τόσο κατά τη φάση της προετοιμασίας του ελέγχου όσο και κατά τη διενέργειά του, διασταυρώνονται, επαληθεύονται και αξιολογούνται ως προς την αξιοπιστία τους, τη συνάφειά τους με τις ερωτήσεις του ελέγχου και την επάρκειά τους, προκειμένου να εκτιμηθεί η ανάγκη αναζήτησης πρόσθετων αποδεικτικών στοιχείων. Σημεία ελέγχου τα οποία έχουν χαρακτηριστεί ως Κίνδυνοι κατά την προετοιμασία του ελέγχου, ελέγχονται με μεγαλύτερη διεξοδικότητα/ένταση, ζητώντας περισσότερα τεκμήρια. Σε περιπτώσεις ερωτήσεων οι οποίες απαιτούν την εξέταση είτε όλων είτε μέρους των φακέλων των οικονομικών στοιχείων που διαχειρίζεται ο ελεγχόμενος φορέας και απαιτείται διερεύνηση με επιλογή δείγματος φακέλων, η ελεγκτική ομάδα εξάγει το δείγμα με την εφαρμογή δειγματοληψίας, όπως έχει περιγραφεί στην ενότητα Α.4. Σε ορισμένες ερωτήσεις, ενδείκνυται το δείγμα να είναι στοχευμένο (π.χ. επαλήθευση ολοκλήρωσης των δημοσιονομικών διορθώσεων). Επιπλέον, διερευνάται η συμμόρφωση του ελεγχόμενου φορέα προς τις συστάσεις προηγούμενων ελέγχων της Γ.Δ.Δ.Ε, σε περίπτωση όπου έχει τεθεί τέτοιος στόχος ελέγχου.
Ο φάκελος ελέγχου (φυσικό αρχείο) βρίσκεται τοποθετημένος στο χώρο-Αρχείο της αρμόδιας Δ.Υ.Ε.Ε.. Πρόσβαση στο φάκελο του ελέγχου έχουν μόνο υπηρεσιακοί παράγοντες (μέλη ομάδας ελέγχου, αρμόδιοι υπάλληλοι εκάστης ΔΥΕΕ). Την ευθύνη για τη φύλαξη των φακέλων έχει η αρμόδια Δ.Υ.Ε.Ε. που διενεργεί τον έλεγχο.
Σε περίπτωση που δεν έχει επέλθει κάποια μεταβολή σε σχέση με την αρχική έκθεση, όπως και στην περίπτωση που δεν έχουν υποβληθεί αντιρρήσεις, η αρμόδια Δ.Υ.Ε.Ε. ενημερώνει εγγράφως τον ελεγχόμενο φορέα και τα λοιπά εμπλεκόμενα πρόσωπα για την οριστικοποίηση της έκθεσης και για την υποχρέωσή τους να συμμορφωθούν με τις συστάσεις αυτής. Επιπλέον, τα αρμόδια όργανα της ΓΔΔΕ επιβάλλουν τους ενδεχόμενους καταλογισμούς και δημοσιονομικές διορθώσεις.
Το στάδιο της παρακολούθησης ολοκληρώνεται, για κάθε έλεγχο, με την πλήρη συμμόρφωση προς όλες τις συστάσεις της ΓΔΔΕ. Σε περίπτωση μη συμμόρφωσης των φορέων στις συστάσεις που περιλαμβάνει η έκθεση ελέγχου, και μετά την εξάντληση των ανωτέρω επικοινωνιακών ενεργειών, η αρμόδια για την παρακολούθηση ΔΥΕΕ ενημερώνει τη ΔΣΜΕΚ και της διαβιβάζει αφενός αντίγραφα των αναγκαίων στοιχείων του φακέλου της υπόθεσης και αφετέρου γνώμη περί προσηκόντων πρόσθετων μέτρων. Η ΔΣΜΕΚ, με μέριμνα του Τμήματος Α΄, εισηγείται στην ΕΣΕΛ αναφορικά με τη λήψη πρόσθετων μέτρων. Η ΕΣΕΛ αποφασίζει προκειμένου να εισηγηθεί προς τα αρμόδια όργανα τη λήψη πρόσθετων μέτρων (ν. 3492/2006, άρ. 10, παρ. 2, περ. η΄, π.δ. 142/2017, άρ. 53, παρ. 3, περ. α΄, υποπερ. γγ΄). Για τις ΔΥΕΕ που λειτουργούν σε επίπεδο Δ/νσης το Τμήμα Β΄ και για τις ΔΥΕΕ επιπέδου Τμήματος το αρμόδιο γραφείο για τη συμμόρφωση εξετάζει τα μέτρα που λαμβάνουν οι φορείς ώστε να συμμορφωθούν στις συστάσεις των ελέγχων.
Με μέριμνα της αρμόδιας ΔΥΕΕ όλα τα στοιχεία της διενέργειας του τακτικού ελέγχου από την έναρξη μέχρι την ολοκλήρωση καταχωρούνται στο Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα Δημοσιονομικών Ελέγχων ( ΟΠΣ- ΕΕΣΕΛ) το οποίο λειτουργεί με πιστοποιημένους χρήστες τους αρμόδιους υπαλλήλους της ΓΔΔΕ, υπο την εποπτεία της Γενικής Γραμματείας Πληροφορικών Συστημάτων.
Κατανομή Ελέγχου σε Δημοσιονομική Υπηρεσία Εποπτείας και Ελέγχου
Έκδοση Απόφασης Σύστασης Ελεγκτικής Ομάδας
Αποστολή ενημερωτικού εγγράφου στον ελεγχόμενο φορέα
Σύνταξη προσωρινής έκθεσης αποτελεσμάτων ελέγχου
Αποστολή προσωρινής έκθεσης αποτελεσμάτων ελέγχου στον ελεγχόμενο φορέα
Υποβολή αντιρρήσεων από ελεγχόμενο φορέα
Ενσωμάτωση των πρακτικών για την σύνταξη οριστικής έκθεσης
Κοινοποίηση οριστικής έκθεσης στον ελεγχόμενο φορέα
Παρακολούθηση συμμόρφωσης ελεγχόμενου φορέα
Έγγραφο δημόσιας υπηρεσίας/δημόσιου φορέα