Εκτέλεση δημόσιας σύμβασης προμηθειών - Παραλαβή υλικών
Ο προμηθευτής/ανάδοχος υποχρεούται να ειδοποιεί την υπηρεσία που εκτελεί την προμήθεια, την αποθήκη υποδοχής των υλικών και την επιτροπή παραλαβής, για την ημερομηνία που προτίθεται να παραδώσει το υλικό, τουλάχιστον πέντε (5) εργάσιμες ημέρες νωρίτερα.
Κατάθεση από τον αιτούντα (δια ζώσης ή ταχυδρομικά)
Η διαδικασία αφορά την παράδοση και παραλαβή υλικών που πραγματοποιούνται κατά την εκτέλεση δημοσίων συμβάσεων προμηθειών και απευθύνεται σε φορείς που ενεργούν με την ιδιότητά τους ως Ανάδοχοι, Αναθέτουσες Αρχές, Αναθέτοντες Φορείς, Εθνικές Κεντρικές Αρχές Αγορών (ΕΚΑΑ), Κεντρικές Αρχές Αγορών (ΚΑΑ). Η εκτέλεση της σύμβασης συντελείται υπό τις προϋποθέσεις ότι: α) παραδόθηκε ολόκληρη η ποσότητα ή, σε περίπτωση διαιρετού υλικού, η ποσότητα που παραδόθηκε υπολείπεται της συμβατικής, κατά μέρος που κρίνεται ως ασήμαντο από το αρμόδιο όργανο, β) παραλήφθηκαν οριστικά ποσοτικά και ποιοτικά τα υλικά που παραδόθηκαν, γ) έγινε η αποπληρωμή του συμβατικού τιμήματος, αφού προηγουμένως επιβλήθηκαν κυρώσεις ή εκπτώσεις και δ) εκπληρώθηκαν και οι λοιπές συμβατικές υποχρεώσεις και από τα δύο συμβαλλόμενα μέρη και αποδεσμεύθηκαν οι σχετικές εγγυήσεις κατά τα προβλεπόμενα από τη σύμβαση.
Οι αναθέτουσες αρχές ζητούν από τον προμηθευτή/ ανάδοχο της σύμβασης να παράσχει εγγύηση καλής εκτέλεσης, η οποία κατατίθεται μέχρι και την υπογραφή του συμφωνητικού και επιστρέφεται στο σύνολό της μετά από την ποσοτική και ποιοτική παραλαβή του συνόλου του αντικειμένου της σύμβασης. Το ποσοστό της καθορίζεται σε τέσσερα τοις εκατό (4%) επί της εκτιμώμενης αξίας της σύμβασης ή του τμήματος της σύμβασης.
Οι αναθέτουσες αρχές μπορούν να ζητούν από τους αναδόχους/ προμηθευτές να παράσχουν εγγύηση καλής λειτουργίας για την αποκατάσταση των ελαττωμάτων που ανακύπτουν ή των ζημιών που προκαλούνται από δυσλειτουργία των αγαθών κατά την περίοδο εγγύησης καλής λειτουργίας, εφόσον τέτοια περίοδος προβλέπεται στα έγγραφα της σύμβασης. Το ύψος καθορίζεται στα έγγραφα της σύμβασης και δεν μπορεί να υπερβαίνει το πέντε τοις εκατό (5%) της εκτιμώμενης αξίας της σύμβασης. Η επιστροφή της ανωτέρω εγγύησης λαμβάνει χώρα μετά από την ολοκλήρωση της περιόδου εγγύησης καλής λειτουργίας.
Εκτέλεση Δημόσιας Σύμβασης Προμηθειών - Παραλαβή Υλικών
Στα εν λόγω άρθρα περιλαμβάνονται τροποποιήσεις των άρθρων 206, 208 και 221 του ν. 4412/2016.
Στα εν λόγω άρθρα ρυθμίζεται ο χρόνος παράδοσης των υλικών, η διαδικασία παραλαβής αυτών από την αρμόδια Επιτροπή Παραλαβής, η οποία διενεργεί τους προβλεπόμενους ελέγχους και γνωμοδοτεί προς την αναθέτουσα αρχή, η αυτοδίκαιη παραλαβή υλικών, η παραπομπή σε δευτεροβάθμια επιτροπή παραλαβής ή η κατ έφεση εξέταση των αντιδειγμάτων από διαφορετικό εργαστήριο ελέγχου και η περίπτωση της απόρριψης και αντικατάστασης υλικών.
- Στο άρθρο 205 ν. 4412/2016 ρυθμίζονται οι προϋποθέσεις άσκησης των διοικητικών προσφυγών στο στάδιο της εκτέλεσης της δημόσιας σύμβασης κατά αποφάσεων που επιβάλλουν σε βάρος του προμηθευτή/ αναδόχου κυρώσεις κατ΄ εφαρμογή των άρθρων 203, 206, 207, 208, 213, 218, 219 και 220, καθώς και κατ΄ εφαρμογή των συμβατικών όρων για λόγους νομιμότητας και ουσίας ενώπιον του φορέα που εκτελεί τη σύμβαση μέσα σε ανατρεπτική προθεσμία (30) ημερών από την ημερομηνία της κοινοποίησης ή της πλήρους γνώσης της σχετικής απόφασης. Η εμπρόθεσμη άσκηση της προσφυγής αναστέλλει τις επιβαλλόμενες κυρώσεις. Επί της προσφυγής αποφασίζει το αρμοδίως αποφαινόμενο όργανο, ύστερα από γνωμοδότηση του προβλεπόμενου στις περιπτώσεις β΄ και δ΄ παραγράφου 11 του άρθρου 221 οργάνου, εντός προθεσμίας τριάντα (30) ημερών από την άσκησή της, άλλως θεωρείται ως σιωπηρώς απορριφθείσα. - Στο άρθρο 205Α καθορίζεται ο τρόπος δικαστικής επίλυσης των διαφορών που προκύπτουν μεταξύ των συμβαλλόμενων μερών από τη σύμβαση προμήθειας με την άσκηση προσφυγής ή αγωγής στο Διοικητικό Εφετείο της Περιφέρειας, στην οποία εκτελείται η σύμβαση. Οι αποφάσεις του Διοικητικού Εφετείου είναι αμέσως εκτελεστές. Κατά των ανωτέρω αποφάσεων των Διοικητικών Εφετείων μπορεί να ασκηθεί αίτηση αναιρέσεως ενώπιον του Συμβουλίου της Επικρατείας, κατά τις ισχύουσες διατάξεις. Αν από την εκτέλεση της απόφασης πιθανολογείται κίνδυνος βλάβης δυσχερώς επανορθώσιμης, μπορεί να διαταχθεί με αίτηση κάποιου από τους διαδίκους η ολική ή η εν μέρει αναστολή της εκτέλεσης της προσβαλλόμενης απόφασης, με τον όρο παροχής ανάλογης εγγύησης ή και χωρίς εγγύηση ή να εξαρτηθεί η εκτέλεση της απόφασης από την παροχή εγγύησης από τον διάδικο που έχει νικήσει.
Μετά από την οριστικοποίηση της απόφασης κατακύρωσης, σύμφωνα με το αρ. 105 ν. 4412/2016, η αναθέτουσα αρχή προσκαλεί τον ανάδοχο/ προμηθευτή να προσέλθει για την υπογραφή του συμφωνητικού, όπου μεταξύ άλλων καθορίζονται ο χρόνος και ο τόπος παράδοσης, ο χρόνος και ο τρόπος παραλαβής των υλικών καθώς επίσης και άλλοι ειδικοί όροι εκτέλεσης αυτού, ως αυτοί έχουν καθοριστεί στα αρχικά έγγραφα της σύμβασης.
Ο προμηθευτής/ ανάδοχος υποχρεούται να ειδοποιεί την υπηρεσία που εκτελεί την προμήθεια, την αποθήκη υποδοχής των υλικών και την επιτροπή παραλαβής, για την ημερομηνία που προτίθεται να παραδώσει το υλικό, τουλάχιστον πέντε (5) εργάσιμες ημέρες νωρίτερα. Συνεννόηση των αρμόδιων υπαλλήλων με τον προμηθευτή/ ανάδοχο και την Επιτροπή Παραλαβής, που έχει συγκροτηθεί σύμφωνα με την παρ. 3 άρθρ. 221 ν. 4412/2016, (τηλεφωνικά και με e-mail ή έγγραφο) για τον ορισμό του τόπου, της ημέρας και ώρας παράδοσης των υλικών, καθώς και της παραδοτέας ποσότητας στην περίπτωση τμηματικών παραδόσεων εντός του ορισμένου συμβατικού πλαισίου.
Ο υπεύθυνος της αποθήκης υποδοχής υλικών εκδίδει και θεωρεί αποδεικτικό, στο οποίο αναφέρεται η ημερομηνία προσκόμισης, το υλικό, η ποσότητα και ο αριθμός της σύμβασης σε εκτέλεση της οποίας προσκομίστηκε.
Αν η παραλαβή των υλικών και η σύνταξη του σχετικού πρωτοκόλλου δεν πραγματοποιηθεί από την επιτροπή παραλαβής μέσα στον οριζόμενο από τη σύμβαση χρόνο, θεωρείται ότι η παραλαβή συντελέσθηκε αυτοδίκαια, με κάθε επιφύλαξη των δικαιωμάτων του Δημοσίου και εκδίδεται προς τούτο σχετική απόφαση του αρμοδίου αποφαινομένου οργάνου, με βάση μόνο το θεωρημένο από την υπηρεσία που παραλαμβάνει τα υλικά αποδεικτικό προσκόμισης τούτων.
Βάσει της απόφασης, με την οποία θεωρείται ότι η παραλαβή συντελέστηκε αυτοδίκαια, η αποθήκη του φορέα εκδίδει δελτίο εισαγωγής του υλικού και εγγραφής του στα βιβλία της, προκειμένου να πραγματοποιηθεί η πληρωμή του προμηθευτή/ αναδόχου.
Ανεξάρτητα από την αυτοδίκαιη παραλαβή και την πληρωμή του προμηθευτή, πραγματοποιούνται οι προβλεπόμενοι από την σύμβαση έλεγχοι και διαδικασίες της παραλαβής, όπως σταχυολογούνται στα βήματα 8 - 16 της παρούσας διαδικασίας, από επιτροπή που συγκροτείται με απόφαση του αρμοδίου αποφαινομένου οργάνου, στην οποία δεν μπορεί να συμμετέχουν ο πρόεδρος και τα μέλη της επιτροπής που δεν πραγματοποίησε την παραλαβή στον προβλεπόμενο από την σύμβαση χρόνο.
Η επιτροπή, που συγκροτείται με απόφαση του αρμοδίου αποφαινομένου οργάνου στην περίπτωση της αυτοδίκαιης παραλαβής, συντάσσει τα σχετικά πρωτόκολλα βάσει των προβλεπόμενων στη σύμβαση ελέγχων όπως σταχυολογούνται στα βήματα 8 - 16 της παρούσας διαδικασίας.
Κατά τη διαδικασία παραλαβής των υλικών διενεργείται ποιοτικός και ποσοτικός έλεγχος με τους προβλεπόμενους από τη σύμβαση τρόπους, όπου ο προμηθευτής/ ανάδοχος καλείται να παραστεί, εφόσον το επιθυμεί, Η σύμβαση μπορεί να προβλέπει ότι ο ποιοτικός έλεγχος γίνεται με έναν ή περισσότερους από τους παρακάτω τρόπους: α) Με μακροσκοπική εξέταση. β) Με χημική ή μηχανική εξέταση (εργαστηριακή εξέταση). γ) Με πρακτική δοκιμασία. δ) Με όλους ή με όσους από τους παραπάνω τρόπους χρειάζεται, ανάλογα με το προς προμήθεια υλικό ή και με οποιονδήποτε άλλο ενδεικνυόμενο τρόπο, εφόσον ο τρόπος αυτός προβλέπεται από τη σύμβαση. 3. Αν η σύμβαση προβλέπει μόνο μακροσκοπική εξέταση, συντάσσεται από την επιτροπή παραλαβής πρωτόκολλο οριστικής παραλαβής ή απόρριψης μετά τη διενέργεια της μακροσκοπικού ελέγχου. Όταν η σύμβαση προβλέπει, εκτός από την μακροσκοπική εξέταση και άλλους ελέγχους, ιδίως χημική εξέταση, μηχανική εξέταση, πρακτική δοκιμασία, συντάσσεται από την επιτροπή παραλαβής, εκτός από το πρωτόκολλο μακροσκοπικού ελέγχου και δειγματοληψίας και πρωτόκολλο οριστικής παραλαβής ή απόρριψης μετά τα αποτελέσματα των ελέγχων τούτων. Εάν, λόγω της φύσης του είδους, όλοι οι προβλεπόμενοι από την σύμβαση έλεγχοι γίνονται από την επιτροπή παραλαβής και δεν μεσολαβούν εργαστηριακοί και λοιποί έλεγχοι για την σύνταξη του ανωτέρου πρωτοκόλλου, τούτο συντάσσεται από την επιτροπή χωρίς να προηγηθεί σύνταξη πρωτοκόλλου μακροσκοπικού ελέγχου και δειγματοληψίας.
Εάν τα αποτελέσματα των ελέγχων είναι τα προβλεπόμενα και δεν υπάρχουν παρατηρήσεις, η Επιτροπή Παραλαβής συντάσσει πρωτόκολλο οριστικής παραλαβής των υλικών, το οποίο κοινοποιείται από την αρμόδια υπηρεσία στον προμηθευτή. Για την παραλαβή συμβάσεων προμηθειών με εκτιμώμενη αξία ίση ή μικρότερη του ποσού της παρ. 1 του άρθρου 118, η παραλαβή γίνεται με βεβαίωση που εκδίδεται από τον προϊστάμενο της υπηρεσίας, για την οποία προορίζονται τα αγαθά ή της υπηρεσίας που έχει οριστεί για τον σκοπό αυτόν με την απόφαση ανάθεσης.
Η αποθήκη του φορέα εκδίδει δελτίο εισαγωγής του υλικού και εγγραφής του στα βιβλία της, προκειμένου να πραγματοποιηθεί η πληρωμή του προμηθευτή/ αναδόχου.
Αν η επιτροπή παραλαβής παραλάβει το υλικό με παρατηρήσεις, συντάσσει και αναφέρει στο σχετικό πρωτόκολλο τις αποκλίσεις που παρουσιάζει αυτό από τους όρους της σύμβασης και διατυπώνει αιτιολογημένα τη γνώμη της για το ζήτημα αν το υλικό είναι κατάλληλο ή όχι για τη χρήση που προορίζεται. Το πρωτόκολλο προσωρινής παραλαβής του υλικού κοινοποιείται από την αρμόδια υπηρεσία στον προμηθευτή.
Εφόσον κριθεί από την αρμόδια κατά περίπτωση υπηρεσία του φορέα που εκτελεί τη σύμβαση, ότι οι παρεκκλίσεις του υλικού δεν επηρεάζουν την καταλληλότητά του και μπορεί να χρησιμοποιηθεί, με αιτιολογημένη απόφαση του αποφαινομένου οργάνου, ύστερα από γνωμοδότηση του αρμόδιου οργάνου, μπορεί να εγκριθεί η παραλαβή του υλικού, με ή χωρίς έκπτωση επί της συμβατικής τιμής.
Σύμφωνα με την παρ. 4 του άρθρου 208, εφόσον κριθεί από την αρμόδια κατά περίπτωση υπηρεσία του φορέα που εκτελεί τη σύμβαση, ότι οι παρεκκλίσεις του υλικού επηρεάζουν την καταλληλότητά του και δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί, με αιτιολογημένη απόφαση του αποφαινομένου οργάνου, ύστερα από γνωμοδότηση του αρμόδιου οργάνου, το υλικό μπορεί να απορριφθεί.
Μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας διενέργειας ελέγχων η Επιτροπή Παραλαβής μπορεί να απορρίψει το υλικό εκδίδοντας πρωτόκολλο οριστικής απόρριψης, το οποίο κοινοποιείται από την αρμόδια υπηρεσία στον προμηθευτή/ ανάδοχο.
Ο συμβατικός χρόνος παράδοσης των υλικών μπορεί να παρατείνεται υπό τις ακόλουθες σωρευτικές προϋποθέσεις: α) τηρούνται οι όροι της διάταξης του άρθρου 132, β) έχει εκδοθεί αιτιολογημένη απόφαση του αρμόδιου αποφαινόμενου οργάνου της αναθέτουσας αρχής μετά από γνωμοδότηση αρμοδίου συλλογικού οργάνου είτε με πρωτοβουλία της αναθέτουσας αρχής και εφόσον συμφωνεί ο προμηθευτής/ ανάδοχος είτε ύστερα από σχετικό αίτημα του προμηθευτή/ αναδόχου το οποίο υποβάλλεται υποχρεωτικά πριν από τη λήξη του συμβατικού χρόνου, γ) το χρονικό διάστημα της παράτασης είναι ίσο ή μικρότερο από τον αρχικό συμβατικό χρόνο παράδοσης. Η απόφαση παράτασης εκδίδεται εντός ευλόγου χρονικού διαστήματος από την υποβολή του σχετικού αιτήματος του προμηθευτή/ αναδόχου και επιβάλλονται οι κυρώσεις που προβλέπονται στο άρθρο 207 περί κυρώσεων για εκπρόθεσμη παράδοση προμήθειας. Επιπλέον, ο συμβατικός χρόνος παράδοσης των υλικών μπορεί να μετατίθεται με αιτιολογημένη απόφαση του αρμόδιου αποφαινόμενου οργάνου, όταν συντρέχουν λόγοι ανωτέρας βίας ή άλλοι ιδιαιτέρως σοβαροί λόγοι, που καθιστούν αντικειμενικώς αδύνατη την εμπρόθεσμη παράδοση των συμβατικών ειδών. Εάν λήξει ο συμβατικός χρόνος παράδοσης, χωρίς να υποβληθεί εγκαίρως αίτημα παράτασης ή, εάν λήξει ο παραταθείς, κατά τα ανωτέρω, χρόνος, χωρίς να παραδοθεί το υλικό, ο προμηθευτής/ ανάδοχος κηρύσσεται έκπτωτος.
Το κόστος διενέργειας των ανωτέρω ελέγχων επιβαρύνει τον προμηθευτή. Μετά την ολοκλήρωση της ως άνω διαδικασίας η Επιτροπή Παραλαβής μπορεί: α) να παραλάβει το υλικό, β) να παραλάβει το υλικό με παρατηρήσεις λόγω αποκλίσεων από τις τεχνικές προδιαγραφές της σύμβασης, γ) να απορρίψει το υλικό.
Σε συνέχεια της εν λόγω απόφασης, ο προμηθευτής/ανάδοχος κηρύσσεται έκπτωτος κατ’ εφαρμογή της περ. β της παρ. 1 του άρθρου 203 ν. 4412/2016 και υπόκειται στις προβλεπόμενες κυρώσεις, σύμφωνα με την ξεχωριστή διαδικασία της κήρυξης αναδόχου ως εκπτώτου. Επιπλέον, ο προμηθευτής/ανάδοχος μπορεί με αίτημά του μέσα σε ανατρεπτική προθεσμία είκοσι (20) ημερών από την ημερομηνία κοινοποίησης της σχετικής απόφασης να παραπέμπει για επανεξέταση περιπτώσεις υλικών που απορρίφθηκαν σε δευτεροβάθμια επιτροπή παραλαβής, η οποία προβαίνει εκ νέου, σε όλους τους προβλεπόμενους από τη σύμβαση ελέγχους, όπως σταχυολογείται στα βήματα 8 - 16 της παρούσας διαδικασίας, και συντάσσει σχετικό πρωτόκολλο παραλαβής ή απόρριψης. Σε δευτεροβάθμια επιτροπή παραλαβής μπορεί να παραπέμπει και η υπηρεσία αυτεπάγγελτα. Περαιτέρω, ο προμηθευτής/ανάδοχος μπορεί να ζητήσει εγγράφως εξέταση κατ’ έφεση των οικείων αντιδειγμάτων σε εργαστήριο διαφορετικό από εκείνο που διενήργησε την αρχική εξέταση αν διαφωνεί με το αποτέλεσμα των εργαστηριακών εξετάσεων που διενεργήθηκαν κατά την παραλαβή από την πρωτοβάθμια ή τη δευτεροβάθμια επιτροπή παραλαβής,. Περαιτέρω, υπάρχει η δυνατότητα αντικατάστασης ολόκληρης ή μέρους της συμβατικής ποσότητας των υλικών που απορρίφθηκε με άλλη, σύμφωνη με τους όρους της σύμβασης, μέσα σε τακτή προθεσμία που ορίζεται σε απόφαση του αποφαινόμενου οργάνου με επιστροφή των απορριφθέντων υλικών, όπως προβλέπεται στο άρθρο 213 του ν. 4412/2016.
Σε συνέχεια της εν λόγω απόφασης, ο προμηθευτής/ανάδοχος κηρύσσεται έκπτωτος κατ’ εφαρμογή της περ. β της παρ. 1 του άρθρου 203 ν. 4412/2016 και υπόκειται στις προβλεπόμενες κυρώσεις, σύμφωνα με την ξεχωριστή διαδικασία της κήρυξης αναδόχου ως εκπτώτου. Επιπλέον, ο προμηθευτής/ανάδοχος μπορεί με αίτημά του μέσα σε ανατρεπτική προθεσμία είκοσι (20) ημερών από την ημερομηνία κοινοποίησης της σχετικής απόφασης να παραπέμπει για επανεξέταση περιπτώσεις υλικών που απορρίφθηκαν σε δευτεροβάθμια επιτροπή παραλαβής, η οποία προβαίνει εκ νέου, σε όλους τους προβλεπόμενους από τη σύμβαση ελέγχους, όπως σταχυολογούνται στα βήματα 8-16 της παρούσας διαδικασίας, και συντάσσει σχετικό πρωτόκολλο παραλαβής ή απόρριψης. Σε δευτεροβάθμια επιτροπή παραλαβής μπορεί να παραπέμπει και η υπηρεσία αυτεπάγγελτα. Περαιτέρω, ο προμηθευτής/ανάδοχος μπορεί να ζητήσει εγγράφως εξέταση κατ’ έφεση των οικείων αντιδειγμάτων σε εργαστήριο διαφορετικό από εκείνο που διενήργησε την αρχική εξέταση αν διαφωνεί με το αποτέλεσμα των εργαστηριακών εξετάσεων που διενεργήθηκαν κατά την παραλαβή από την πρωτοβάθμια ή τη δευτεροβάθμια επιτροπή παραλαβής. Περαιτέρω, υπάρχει η δυνατότητα αντικατάστασης ολόκληρης ή μέρους της συμβατικής ποσότητας των υλικών που απορρίφθηκε με άλλη, σύμφωνη με τους όρους της σύμβασης, μέσα σε τακτή προθεσμία που ορίζεται σε απόφαση του αποφαινόμενου οργάνου με επιστροφή των απορριφθέντων υλικών, όπως προβλέπεται στο άρθρο 213 του ν. 4412/2016.
Ενημέρωση για ακριβή ημερομηνία και ώρα παράδοσης των υλικών
Έκδοση αποδεικτικού προσκόμισης υλικού στην αποθήκη
Έκδοση δελτίου εισαγωγής υλικών και εγγραφή στα βιβλία της αποθήκης
Διενέργεια όλων των προβλεπόμενων από την σύμβαση ελέγχων
Σύνταξη πρωτοκόλλων ελέγχου και παραλαβής
Διενέργεια ποιοτικού και ποσοτικού ελέγχου
Έκδοση πρωτοκόλλου οριστικής παραλαβής υλικού
Έκδοση δελτίου εισαγωγής υλικού από την αποθήκη και εγγραφή στα βιβλία της
Έκδοση πρωτοκόλλου προσωρινής παραλαβής υλικού με παρατηρήσεις
Έκδοση απόφασης έγκρισης παραλαβής υλικού