|
|
Γραμμή 29: |
Γραμμή 29: |
| |process_evidence_step_total_number=18 | | |process_evidence_step_total_number=18 |
| |process_evidence_step_digital_total_number=0 | | |process_evidence_step_digital_total_number=0 |
| + | |process_evidence_prerequisite_total_number=0 |
| + | |process_evidence_ex_officio_total_number=0 |
| + | |process_evidence_alternative_total_number=0 |
| }} | | }} |
| {{process evidences | | {{process evidences |
Γραμμή 388: |
Γραμμή 391: |
| |process_step_duration_type=Ημέρες | | |process_step_duration_type=Ημέρες |
| |process_step_description=Η ομάδα ελέγχου δημιουργεί, με ευθύνη του συντονιστή της, φάκελο ελέγχου σε έντυπη και ηλεκτρονική μορφή. Ο φάκελος αυτός περιλαμβάνει όλα τα έγγραφα του ελέγχου και το αποδεικτικό υλικό το οποίο συγκεντρώνεται σε κάθε φάση του και κατά την κρίση του ελεγκτή παρέχει αποδείξεις για την έκθεση ελέγχου ή τεκμηριώνει την επίτευξη των στόχων του ελέγχου. Επίσης, περιέχει όλα τα σχετικά έγγραφα που διακινήθηκαν μεταξύ της αρμόδιας ΔΥΕΕ και του ελεγχόμενου φορέα, καθώς και τις ιδιόχειρες σημειώσεις ή παρατηρήσεις των ελεγκτών. | | |process_step_description=Η ομάδα ελέγχου δημιουργεί, με ευθύνη του συντονιστή της, φάκελο ελέγχου σε έντυπη και ηλεκτρονική μορφή. Ο φάκελος αυτός περιλαμβάνει όλα τα έγγραφα του ελέγχου και το αποδεικτικό υλικό το οποίο συγκεντρώνεται σε κάθε φάση του και κατά την κρίση του ελεγκτή παρέχει αποδείξεις για την έκθεση ελέγχου ή τεκμηριώνει την επίτευξη των στόχων του ελέγχου. Επίσης, περιέχει όλα τα σχετικά έγγραφα που διακινήθηκαν μεταξύ της αρμόδιας ΔΥΕΕ και του ελεγχόμενου φορέα, καθώς και τις ιδιόχειρες σημειώσεις ή παρατηρήσεις των ελεγκτών. |
− |
| |
| Η τήρηση του φακέλου του ελέγχου επιβεβαιώνει τη διενέργεια όλων των απαραίτητων ελεγκτικών διαδικασιών και τη δυνατότητα επαλήθευσης ότι αυτές διενεργήθηκαν σύμφωνα με τα πρότυπα ελέγχου. Μέσω της οργάνωσης και του περιεχομένου των εγγράφων του φακέλου απεικονίζεται πλήρως το ιστορικό ενός ελέγχου και δίνεται με επάρκεια η δυνατότητα σε άλλον έμπειρο ελεγκτή (π.χ. προϊστάμενο Τμήματος / Διεύθυνσης) να κατανοήσει τον έλεγχο. | | Η τήρηση του φακέλου του ελέγχου επιβεβαιώνει τη διενέργεια όλων των απαραίτητων ελεγκτικών διαδικασιών και τη δυνατότητα επαλήθευσης ότι αυτές διενεργήθηκαν σύμφωνα με τα πρότυπα ελέγχου. Μέσω της οργάνωσης και του περιεχομένου των εγγράφων του φακέλου απεικονίζεται πλήρως το ιστορικό ενός ελέγχου και δίνεται με επάρκεια η δυνατότητα σε άλλον έμπειρο ελεγκτή (π.χ. προϊστάμενο Τμήματος / Διεύθυνσης) να κατανοήσει τον έλεγχο. |
− |
| |
| Τα απαραίτητα στοιχεία του φακέλου είναι τα εξής: | | Τα απαραίτητα στοιχεία του φακέλου είναι τα εξής: |
− |
| |
| Απόφαση σύστασης και συγκρότησης ελεγκτικής ομάδος. | | Απόφαση σύστασης και συγκρότησης ελεγκτικής ομάδος. |
− |
| |
| Έγγραφο ενημέρωσης για τη διενέργεια ελέγχου. | | Έγγραφο ενημέρωσης για τη διενέργεια ελέγχου. |
− |
| |
| Καταστάσεις συμμετεχόντων στον έλεγχο. | | Καταστάσεις συμμετεχόντων στον έλεγχο. |
− |
| |
| Υλικό τεκμηρίωσης της δειγματοληψίας. | | Υλικό τεκμηρίωσης της δειγματοληψίας. |
− |
| |
| Ερωτηματολόγιο του ελέγχου με τις υπογραφές των μελών της ελεγκτικής ομάδας. | | Ερωτηματολόγιο του ελέγχου με τις υπογραφές των μελών της ελεγκτικής ομάδας. |
− |
| |
| Τεκμήρια που στοιχειοθετούν τις ελλείψεις που εντοπίστηκαν. | | Τεκμήρια που στοιχειοθετούν τις ελλείψεις που εντοπίστηκαν. |
− |
| |
| Ευρήματα προηγούμενων ελέγχων. | | Ευρήματα προηγούμενων ελέγχων. |
− |
| |
| Πρωτότυπη (με υπογραφές) έκθεση ελέγχου (προσωρινή και οριστική). | | Πρωτότυπη (με υπογραφές) έκθεση ελέγχου (προσωρινή και οριστική). |
− |
| |
| Ακριβές αντίγραφο της έκθεσης ελέγχου (προσωρινής και οριστικής). | | Ακριβές αντίγραφο της έκθεσης ελέγχου (προσωρινής και οριστικής). |
− |
| |
| Έγγραφο κοινοποίησης έκθεσης αποτελεσμάτων ελέγχου. | | Έγγραφο κοινοποίησης έκθεσης αποτελεσμάτων ελέγχου. |
− |
| |
| Έγγραφα αντιρρήσεων/παρατηρήσεων φορέων. | | Έγγραφα αντιρρήσεων/παρατηρήσεων φορέων. |
− |
| |
| Η δομή του φακέλου επιδιώκεται να είναι ομοιόμορφη για όλους τους ελέγχους διασφαλίζοντας τη δυνατότητα ευχερούς επανεξέτασης του φακέλου και απόδειξης της πληρότητας της εργασίας. Συγκεκριμένα, καθορίζονται οι ενότητες και υποενότητες για κάθε τύπο ελέγχου. | | Η δομή του φακέλου επιδιώκεται να είναι ομοιόμορφη για όλους τους ελέγχους διασφαλίζοντας τη δυνατότητα ευχερούς επανεξέτασης του φακέλου και απόδειξης της πληρότητας της εργασίας. Συγκεκριμένα, καθορίζονται οι ενότητες και υποενότητες για κάθε τύπο ελέγχου. |
| |process_step_note=Ο φάκελος ελέγχου (φυσικό αρχείο) βρίσκεται τοποθετημένος στο χώρο-Αρχείο της αρμόδιας Δ.Υ.Ε.Ε.. Πρόσβαση στο φάκελο του ελέγχου έχουν μόνο υπηρεσιακοί παράγοντες (μέλη ομάδας ελέγχου, αρμόδιοι υπάλληλοι εκάστης ΔΥΕΕ). Την ευθύνη για τη φύλαξη των φακέλων έχει η αρμόδια Δ.Υ.Ε.Ε. που διενεργεί τον έλεγχο. | | |process_step_note=Ο φάκελος ελέγχου (φυσικό αρχείο) βρίσκεται τοποθετημένος στο χώρο-Αρχείο της αρμόδιας Δ.Υ.Ε.Ε.. Πρόσβαση στο φάκελο του ελέγχου έχουν μόνο υπηρεσιακοί παράγοντες (μέλη ομάδας ελέγχου, αρμόδιοι υπάλληλοι εκάστης ΔΥΕΕ). Την ευθύνη για τη φύλαξη των φακέλων έχει η αρμόδια Δ.Υ.Ε.Ε. που διενεργεί τον έλεγχο. |